Het proces van bestuurlijke besluitvorming volledig papierloos

Het proces bestuurlijkelijke besluitvorming verloopt volledig papierloos bij gemeente West Maas en Waal. Een mooie gelegenheid om geen handleidingen meer bij de uitrol op te leveren maar er is gekozen voor een papierloze variant.

Gemeente West Maas en Waal heeft Decos JOIN als zaaksysteem en recent modulair uitgebreid met de besluitvorming. Deze module sluit naadloos aan op de andere onderdelen van JOIN om grote stappen te maken naar papierloos vergaderen. Vanuit een integraal onderdeel van de zaak in JOIN zal de start van de besluitvorming plaatsvinden. Een volledig geïntegreerde oplossing waarbij we op efficiënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloon configuratie het besluitvormingsproces kunnen vormgeven.

De mogelijkheid bestaat dan om snel en eenvoudig informatie toe te voegen aan een voorstel (uit bijvoorbeeld hoofd- en deelzaken) en integraal advies te vragen (en te krijgen) van collega’s in de organisatie. Nadat een voorstel is opgesteld en de adviezen zijn verzameld start de accorderingsfase, waar achtereenvolgens organisatie en bestuur gevraagd zal worden om het besluit goed te keuren, zodat deze kan worden geagendeerd. Ook een besluitenlijst kan direct worden opgemaakt. En dit alles zonder (het onderhoud van) samenvoegsjablonen maar alles wordt opgemaakt in Pdf-bestanden direct in de zaak in JOIN opgeslagen.