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COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DOS EMPREGADOS DA EMPRESA? I O ORGANIZADOR

Você trabalha na área de Gestão de Pessoas da Empresa e está procurando a melhor forma de manter organizados as pastas com os documentos dos funcionários?

Este vídeo é para você!

O Setor de RH dentro de uma empresa tem um papel muito importante: Ele é o responsável pelo recrutamento e pela gestão de pessoas.

O seu foco, portanto, é o cliente interno da empresa, ou seja, o seu conjunto de funcionários.

Lá se reúne toda a documentação dos colaboradores (fichas de funcionários, contratos de trabalho, frequência, atestados, rescisões, etc.).

Cuidar dos documentos que são gerados no decorrer desta relação da Empresa com seus funcionários é fundamental para, entre outras coisas, evitar problemas trabalhistas.

Por isso é importante que os documentos de cada colaborador estejam organizados de modo que possam ser acessados rapidamente sempre que necessário.

Se sua empresa é pequena, e tem um número de funcionários também restrito, ainda funciona reunir os documentos naquela pasta suspensa tradicional, identificar pelo nome de cada funcionário, e manter o arquivo em ordem alfabética.

Mas se o quadro de pessoal da sua empresa é grande, você vai ter muita dificuldade de manter este arquivo em ordem usando este método.

É que, com a ordem alfabética, é muito fácil cometer equívocos na hora de guardar uma pasta, e se perde muito tempo para descobrir quando eventualmente uma delas é arquivada no local errado.

Para esta situação, muitas empresas têm adotado a solução do prontuário dígito-terminal, que substitui a ordem alfabética pela numérica, onde o número seria a matrícula do colaborador na empresa.

E como funciona?

O sistema dígito-terminal se baseia na adoção de cores, uma para cada dígito.

Ao montar o prontuário do colaborador, você vai gerar uma combinação de cores que facilita a localização do prontuário e também a sua guarda no local correto.

E, no caso de alguém guardar um prontuário no local errado, este erro é facilmente descoberto pelo contraste entre as cores.

Além desta grande vantagem, o sistema utiliza pastas que podem ser armazenadas em prateleiras, o que permite aproveitar melhor os espaços no escritório.

E se você quiser conhecer melhor alguns destes modelos, as etiquetas, e montar o seu arquivo usando prontuários dígito-terminais, veja na Loja Virtual O Organizador: https://loja.oorganizador.com.br/

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