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Advanced Excel Tutorial — Sorting, Multilevel Sorting, Custom Sorting, Filter, and Advanced Filter (Detailed Explanation)

इस ट्यूटोरियल में आप सीखेंगे कि Excel में Sorting और Filtering के सभी एडवांस लेवल फीचर्स कैसे काम करते हैं। ये फीचर्स बड़े डेटा को analyze करने, patterns पहचानने और reports तैयार करने के लिए बहुत ज़रूरी हैं।

1. Sorting क्या होता है (What is Sorting)

Sorting का मतलब है किसी डेटा को Ascending (A to Z, Smallest to Largest) या Descending (Z to A, Largest to Smallest) क्रम में लगाना।

Example:

अगर आपके पास Students की Marks Sheet है और आप Highest Marks वाले Student को ऊपर दिखाना चाहते हैं, तो आप Descending Sort करेंगे।

Steps:

अपने डेटा की कोई एक सेल चुनें।

Go to Data Tab → Sort A to Z या Sort Z to A।

Excel उस कॉलम के आधार पर पूरा डेटा sort कर देगा।

2. Multilevel Sorting (Multiple Column Sorting)

Multilevel sorting तब काम आता है जब आपको एक से अधिक कॉलम के आधार पर डेटा को sort करना हो।

Example:

आपके पास Employee Data है — Department, Name, Salary

पहले Department के हिसाब से

फिर उसी Department में Salary के हिसाब से

Steps:

Data Tab → Sort → Sort Dialog Box खुलेगा।

Sort by: Department

Add Level पर क्लिक करें → Then by: Salary

OK दबाएँ।

अब डेटा पहले Department और फिर Salary के अनुसार sort होगा।

3. Custom Sorting (User Defined Sorting)

Custom sorting तब उपयोग होता है जब आपको Sorting किसी alphabetic या numeric order में नहीं करनी बल्कि अपने order में करनी हो।

Example:

Month list — March, January, February, April
अगर आप इसे calendar order में चाहते हैं तो Alphabetical sort काम नहीं करेगा।

Steps:

Data Tab → Sort → Sort Dialog Box

Order में जाएँ → Custom List... चुनें

List में “January, February, March, …” वाला option चुनें → OK करें।

अब डेटा आपकी custom list के हिसाब से sort हो जाएगा।

4. Basic Filter (Auto Filter)

Filter का उपयोग डेटा को temporarily hide/show करने के लिए किया जाता है ताकि आप सिर्फ वही records देख सकें जो आपकी condition पर fit होते हैं।

Steps:

Data Tab → Filter आइकन पर क्लिक करें।

हर column header पर arrow दिखेगा।

Arrow पर क्लिक करके conditions चुनें (जैसे केवल “Delhi” दिखाना)।

Filter हटाने के लिए फिर से Filter icon पर क्लिक करें।

5. Advanced Filter (Conditional & Copy Data Option)

Advanced Filter basic filter से powerful होता है क्योंकि इसमें आप multiple conditions apply कर सकते हैं और filtered data को किसी दूसरी जगह copy भी कर सकते हैं।

Steps:

अपने डेटा के ऊपर या बगल में Criteria Range बनाइए।

Criteria range में वही column headings हों जो main data में हैं।

नीचे criteria लिखें, जैसे:

City | Salary
Delhi | 40000


Data Tab → Advanced (Filter section में)।

List range: आपका data

Criteria range: वह range जहाँ आपने conditions लिखीं

आप चाहें तो “Copy to another location” भी चुन सकते हैं ताकि filtered result अलग जगह दिखे।

Example:

अगर आप चाहते हैं कि केवल Delhi वाले employees दिखें जिनकी Salary 40000 से ज़्यादा है, तो ये Advanced Filter से किया जा सकता है।

6. Formula-Based Filtering (With Advanced Filter)

Advanced Filter में आप Formula भी डाल सकते हैं, जैसे:

=LEFT(A2,1)="A"


इससे केवल वे records दिखेंगे जिनका नाम “A” से शुरू होता है।

7. Key Difference — Filter vs Advanced Filter
Feature Filter Advanced Filter
Condition Type Simple Multiple / Formula-based
Copy Result Same place Another location possible
Speed Fast Slightly slower
Best For Quick view Report extraction
8. Tips for Efficient Sorting & Filtering

Filter लगाने से पहले Header row fix करें (Data must have headers)।

Sorting से पहले पूरे data range select करें ताकि records mismatched न हों।

Criteria range में headings बिल्कुल main data की headings से match होनी चाहिए।

Advanced Filter में conditions को AND या OR logic से combine किया जा सकता है।

Example:

Same row → AND condition (City=Delhi AND Salary 40000)

Separate rows → OR condition (City=Delhi OR City=Mumbai)

9. Real-World Example

Scenario: आपको एक Employee List से उन कर्मचारियों की रिपोर्ट चाहिए जिनका Department “Accounts” है और Salary 50,000 से अधिक है।

Solution:

Criteria range बनाएँ:

Department | Salary
Accounts | 50000


Advanced Filter का उपयोग करें और copy to another location चुनें।

Result: Excel केवल वही records दिखाएगा जो इन conditions को पूरा करते हैं।

10. Shortcut Keys for Quick Access

Alt + D + S → Sort Dialog Box

Ctrl + Shift + L → Apply/Remove Filter

Alt + A + Q → Advanced Filter Dialog Box

Conclusion:

Sorting और Filtering Excel की सबसे ज़रूरी analytical skills में से एक है। इनका सही इस्तेमाल आपको किसी भी बड़े dataset से meaningful insights निकालने में मदद करेगा।
Multilevel और Custom Sorting डेटा को structured बनाते हैं जबकि Advanced Filter conditions के आधार पर deep analysis में मदद करता है।