Скачать или смотреть Excel में Text to Columns पूरी तरह सीखें — Delimited & Fixed Width, Date Convert, Tips|by Sarwan Sir

🧾 YouTube Description (पूरा — Step by Step, Example, Tips)

नमस्कार दोस्तों 👋
इस वीडियो में आप सीखेंगे MS Excel का Text to Columns feature — जिससे आप एक ही सेल में रखे हुए combined text/values को अलग-अलग कॉलम में आसानी से बाँट सकते हैं। हम दोनों तरीकों — Delimited (comma, tab, space आदि) और Fixed Width — को Step-by-Step practical examples के साथ समझेंगे। साथ में Date/Number conversion, common errors और quick shortcuts भी दिखाएंगे।


🧾 Example Data (Use this in A1:A5)
101,Riya,78
102,Aman,85
103,Priya,92
104,Rahul,81
105,Meena,89

🔧 Step-by-Step: Delimited (Comma) — Practical

Data को select करें (A1:A5)।

Ribbon → Data tab → Text to Columns पर क्लिक करें (shortcut: Alt → A → E).

Wizard Step 1: Delimited चुनें → Next।

Step 2: Delimiters में Comma चुनें (अगर data space/tab से separated है तो उनचुनें)। Text qualifier को आमतौर पर " ही रहने दें। Preview में देख लें कि column ठीक बन रहे हैं। → Next।

Step 3: Column data format चुनें (General / Text / Date)। अगर Marks numeric हैं तो General रखेंगे; Date column के लिए Date format चुनें। Destination box में बता दें कहाँ paste होगा (default same place)। → Finish।

Result: A, B, C में क्रमशः Roll No, Student Name, Marks आ जाएंगे।

🔧 Step-by-Step: Fixed Width — Practical

यदि data fixed-width है (हर field fixed characters में है), तो Data → Text to Columns → Fixed width चुनें → Next।

Preview में click करके column breakpoints सेट करें (vertical lines)।

Next → हर column के लिए format चुनें → Finish।

🧾 Date / Number Conversion Tips

यदि Date column text में है (e.g., 20251104 या 04-11-2025), तो Step 3 में Date format सही चुने या बाद में DATEVALUE, TEXT functions से convert करें।

अगर leading zeros (00123) चाहिए → Column format Text रखें, वरना Excel उसे number बनाकर leading zeros हटा देगा।

यदि numbers text बन गए हैं → उन्हें select कर Data → Text to Columns → Delimited → Finish run करने से Excel फिर से number में convert कर देता है (quick trick)।

⚠️ Common Mistakes & Fixes

Overwrite data: Default destination same range है — अगर original data जरूरी है तो अलग destination चुनें।

Wrong delimiter: कभी-कभी comma और semicolon mixed होते हैं — preview ध्यान से चेक करें।

Text qualifier issue: अगर fields में commas हैं पर text qualifier " " है तो वे सुरक्षित रहते हैं।

Dates wrong order: UK vs US date formats (DD/MM vs MM/DD) — सही Date option चुनें।

🔥 Quick Shortcuts & Pro Tips

Shortcut: Alt → A → E opens Text to Columns wizard तेज़ी से।

CSV file खोलते वक्त भी आप Text to Columns use कर सकते हैं अगर अलग behavior चाहिए।

Power Query (Get & Transform) तब use करें जब data बार-बार आने वाला हो या complex cleaning चाहिए — Text to Columns single-shot clean के लिए best है।

✅ Use Cases (कब यूज़ करें)

CSV या exported reports split करने के लिए

Full name → First & Last name में बाँटने के लिए

Address fields, product codes, या combined columns clean करने के लिए

Dates/numbers को सही format में convert करने के लिए