Как происходит типовая процедура оплаты счетов компании сейчас?
• Контрагент направляет счет менеджеру компании. Менеджер согласует его оплату с руководителем и передает копию счета бухгалтеру или руководителю, если он одновременно является гл. бухгалтером компании. Часто в небольших компаниях эту роль выполняет непосредственно руководитель или аудитор.
• Количество свободных средств на счету компании известно только руководителю и не всегда менеджеру понятно, когда будет проведена оплата счета.
• С бумажного счета, с электронного файла вручную или копированием «куча» разных обязательных реквизитов, счетов и назначение платежей переносится в карточку банковского web модуля и совершается оплата. При переносе данных не редко происходят ошибки и как результат тратится время на их исправление или даже возврат оплаченных сумм.
• Менеджеры постоянно теребят ответственного за оплату, интересуются результатами и временем оплаты.
Можно ли?
• Оптимизировать и упростить данную процедуру используя современные средства автоматизации?
• Понимать и оценивать объемы обязательных платежей?
• Планировать и равномерно распределять финансовую нагрузку платежей в течении времени?
• Сократить время процедуры?
• Уменьшить и избегать ошибок при заполнении обязательных полей?
• Установить автоматическое оповещение менеджеров о статусе «своих» счетов.
Рассмотрим типовой пример:
• Мы получили электронную копию счета в формате PDF
• Предает его ответственному или руководителю.
• Руководитель открываем web версию клиент банка, заполняет логин, пароль, открывает доступ
• Создает новый платеж
• Переносит:
o ИНН,
o КПП,
o счет получателя,
o название, назначение счета,
o БИГ,
o сумму счета,
o НДС,
o указывает ссылку на номер договора.
• «Подписывает» - отправляет счет.
• Ожидаем подтверждение банка.
• Вводит код подтверждения SMS
• Процедура завершена, среднее время выполнения операции порядка 5 минут.
• Ответственный (руководитель) не всегда сразу информирует менеджера о завершении процедуры оплаты.
• При условии оплаты 2-х счетов в день, простой расчет показывает, что оплата счетов занимает порядка 48 часов или 6 рабочих дней в году. В денежном эквиваленте это рабочее время соответствует в среднем 25000 рублей для руководителя, а для бухгалтера около 11000 руб.
Как происходит оплата счетов после оптимизации и подключения модуля:
• Менеджер на своем портале входит в бизнес процесс в ленте.
• Открывает заявку добавить оплату счета
• Переносит одним кликом в поле копию содержимого счета.
• Отмечает поле с датой, когда желательно оплатить счет.
• Делает привязку к проекту, по которому осуществляется платеж что позволяет вести учет всех расходов по проекту.
• Закрывает заявку.
• Система отправляет уведомление руководителю и ставить ему задачу, в которой прописаны все ключевые данные счета и формируется QR код для быстрой оплаты. Крайний срок задачи – дата желательной оплаты, которую указал менеджер в своей заявке.
• Руководитель видит в режиме реального времени все обязательные платежи, сроки оплаты и может оперативно и гибко планировать график оплаты.
• В случае если руководитель сразу оплачивает счет, он закрывает задачу, и менеджер получает автоматическое уведомление о том, что процедура завершена, его счет оплачен.
• Если руководитель откладывает оплату, то менеджер понимает, что его заявка в работе находится в режиме ожидания.
• Как руководитель осуществляет оплату?
o Он открывает мобильное приложение
o Выбирает опцию оплатить
o Опцию сканировать QR-код, считывает код
o Приложение распознает код и переносит все ключевые данные.
o Руководитель выбирает (если это необходимо) НДС и осуществляет оплату
o Максимальное время, потраченное на данную операцию даже с натягом, не превышает 1 минуты, т.е. в 5 раз быстрее типового примера, рассмотренного выше.
• При условии оплаты 2-х счетов в день, оплата занимает порядка 10 часов или 1,2 дней в году. В денежном эквиваленте это высвободившееся время и экономия 20000 рублей для руководителя, а для бухгалтера около 9000.
• В результате теперь есть удобный инструмент безошибочного ввода данных при заполнении реквизитов, регулятор и график платежей, информатор заинтересованных сотрудников о статусе оплаты счетов.
• Если компания проводит ежедневную оплату порядка 10 счетов, то экономия времени и средств по снисходительным расчетам превышает порядка 100000 в год.
Подписывайтесь на наш канал и получайте бесплатную информацию о Битрикс24.
📞 ЗАДАВАЙТЕ НАМ ВОПРОСЫ:
Через форму на сайт ► https://crm4.org
По WhatsApp ► https://bit.ly/2Kbtxqe
Пишите на почту ► [email protected]
Звоните по телефону ► +7 800 350-99-38
crm, crmсистема, битрикс24,
GlobalSolutions, CRM4.org, LoCRM, Log-In-OFF
битрикс24, bitrix24, битрикс24 кейсы,
битрикс24 роботы, битрикс24 crm настройка, битрикс24 интеграция,
битрикс24 внедрение, битрикс24 бизнес-процессы, битрикс24 отдел продаж
Информация по комментариям в разработке