Comment bien tenir une comptabilité ?

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Comment bien tenir sa comptabilité ?

La comptabilité est une obligation légale : il est nécessaire de garder tous les documents légaux pour les donner au comptable qui en aura besoin pour les déclarations de TVA et d’impôts. Il faut aussi les garder pendant 10 ans en cas de contrôle fiscal.
C’est pourquoi, il est important de bien classer et structurer toute cette documentation de la façon la plus efficace possible.
Il n’est pas suffisant de bien classer ses documents, il est aussi primordial d’avoir un bon comptable. (Voici le lien de la vidéo dédié au sujet :    • Comment trouver un bon comptable ? #c...  )

Il existe deux types de comptables :

☝️ Le premier est le comptable « à l’ancienne » qui travaille en version papier. Il faut lui classer les documents correctement. Dans le cas contraire, le tri des documents sera effectué par le comptable lui-même qui facturera forcément le temps passé à mettre de l’ordre.

La meilleure solution est d’acheter chaque année un classeur divisé par deux intercalaires :

- Une partie avec les factures de ventes (qui seront classées par numéro de facture. Par exemple : facture 2022/001 ; facture 2022/002… jusqu’à la dernière facture de l’année). L’avantage : elles seront aussi classées par ordre chronologique. L’idéal est d’aussi surligner la date, le numéro de la facture et le montant TVAC pour faciliter le travail du comptable.

- Une partie avec les factures d’achats classées par date (les numéros changent d’une facture à l’autre. Par exemple : 01/01/2022 ; … ; 31/12/2022). Ces factures ont toutes des formats différents, il est donc commun de surligner la date et le montant TVAC à nouveau pour aider le comptable.

Ce classeur est à apporter au comptable à chaque fin de trimestre pour faire la déclaration TVA. Il en aura à nouveau besoin à la fin de l’année pour faire la déclaration fiscale.
Quand cette dernière a été effectuée il suffit de ranger le classeur à son domicile et de recommencer avec une nouvelle farde pour l’année suivante.

✌️ Le second comptable est « moderne » et fonctionne avec des versions électroniques des factures. En général, il faut lui envoyer les factures par e-mail à deux adresses liées à son programme de traitement des factures.
Par exemple : [email protected] pour les factures d’achat et [email protected] pour les factures de ventes.
Elles seront ainsi automatiquement envoyées dans le dossier client adéquat. Le comptable n’a donc plus qu’à aller dans ledit dossier pour retrouver les factures.

L’idéal est de transférer les factures d’achats dès leur arrivée par e-mail et d’envoyer les factures de ventes dès leur création. Les factures papiers devront être scannées.
Il faut, malgré tout, les conserver pendant 10 ans. Le mieux, est de les stocker dans un nouveau fichier chaque année. Ce fichier contient lui-même deux « sous-fichiers » ventes et achats. C’est l’équivalent du classeur et des deux intercalaires pour la comptabilité « à l’ancienne ». Pour nommer les factures le plus facile est de fonctionner ainsi :

- Pour les factures de ventes : facture 2022/001 ; facture 2022/002…jusqu’à la dernière facture de l’année.

- Pour les factures d’achats : les renommer avec le format année-mois-jour – nom du fournisseur – montant en €. Par exemple : 2022/03/17-Fournisseur-XXX€. En commençant par l’année suivie par le mois et enfin le jour elles seront classées par ordre chronologique. De plus, avec un tel nom, il n’est pas nécessaire d’ouvrir le fichier pour connaître les informations principales contenues dans la facture.

Comme le classeur à conserver 10 ans à la maison, les dossiers sont à conserver 10 ans sur l’ordinateur.

Classer la comptabilité correctement dès le départ permet de créer une routine qui deviendra automatique avec le temps.
Le comptable fournira les quelques détails supplémentaires à connaître en fonction de son propre fonctionnement.

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#Indépendant #Belgique #Comptabilité #Comptable

00:00 : Introduction
00:17 : Obligation légale
01:40 : Comment bien classer sa comptabilité ?
01:51 : Comptable « à l’ancienne »
04:54 : Comptable « moderne »
08:18 : Conclusion


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