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Excel में Data Validation | Data Validation in Excel Step by Step | Excel Drop Down List Tutorial | Gyan World
📊 Data Validation in Excel डेटा वेलिडेशन इन एक्सेल एक ऐसा powerful feature है जिससे आप अपनी Excel Sheet में data entry को control और restrict कर सकते हैं।
अगर आप Excel सीख रहे हैं और चाहते हैं कि आपकी sheet में केवल सही data ही enter हो, तो ये video आपके लिए बहुत useful है।
Gyan World channel पर आज हम step by step सीखेंगे —
Excel में Data Validation क्या होता है, कैसे लगाते हैं, और real-life examples के साथ इसका use कैसे करें।

🔹 Data Validation क्या है What is Data Validation in Excel?

Data Validation का मतलब होता है — “Data को validate करना या verify करना” यानी user केवल वही data enter कर सके जो आपने allow किया है।
👉 Example: अगर आप चाहते हैं कि कोई cell में केवल 1 से 100 के बीच का number ही डाला जाए, या केवल “Yes” और “No” लिखा जाए, तो आप Data Validation का use करेंगे।
यह feature Excel में Data Accuracy और Clean Sheet Maintenance के लिए बहुत जरूरी है।
इससे आपकी sheet professional और error-free दिखती है।

🧠 Importance of Data Validation डेटा वेलिडेशन क्यों ज़रूरी है
Data Validation Excel users के लिए बहुत important है क्योंकि यह:
✅ गलत data entry को रोकता है
✅ सही information को enforce करता है
✅ Data entry को आसान और तेज बनाता है
✅ आपके records को clean और professional रखता है

अगर आप company, school, office या business में Excel sheet maintain करते हैं, तो Data Validation आपकी accuracy और productivity दोनों बढ़ा देता है।

🧩 Types of Data Validation वेलिडेशन के प्रकार
1️⃣ Whole Number Validation -पूरा नंबर वेलिडेशन: केवल numbers allow करता है, जैसे 1-100 के बीच।
2️⃣ Decimal Validation: decimal values के लिए, जैसे 0.5 से 10.5 तक।
3️⃣ List Validation -Drop Down List: predefined options देता है – “Male, Female, Other”।
4️⃣ Date Validation: केवल चुनी हुई date range को accept करता है।
5️⃣ Time Validation: fix time entry के लिए।
6️⃣ Text Length Validation: limited characters तक data entry।
7️⃣ Custom Formula Validation: advanced rules के लिए, जैसे ।

💡 Dropdown List कैसे बनाते हैं Step by Step Guide:
1️⃣ उस cell या range को select करें जहाँ dropdown बनाना है।
2️⃣ जाएँ Data → Data Validation।
3️⃣ “Allow” dropdown में से List choose करें।
4️⃣ “Source” box में likhें: Yes, No, Maybe
5️⃣ OK पर click करें।

अब आपके cell में एक dropdown बन जाएगा जहाँ user केवल ये तीन values चुन पाएगा।
👉 इससे गलत entry का chance zero हो जाता है।
🪄 Input Message और Error Alert क्या है

Excel में Data Validation के साथ आप user को guide करने के लिए message भी दिखा सकते हैं:

🔸 Input Message: जब user cell select करता है, ek chhota help box खुलता है –
उदाहरण: “Please enter number between 1 to 100.”

🔸 Error Alert: अगर user गलत data डालता है तो ek pop-up दिखता है –
“Invalid Entry! Enter value between 1 to 100.”
ये दोनों options user को सही data भरने में मदद करते हैं।

📘 Real-Life Examples वास्तविक उपयोग
📌 School में marks entry – केवल 0 से 100 तक marks।
📌 Attendance sheet – केवल “Present”, “Absent”, “Leave” options।
📌 Employee form – केवल valid joining date।
📌 Registration form – केवल 10 digit mobile number।

Isliye Data Validation हर जगह useful hai — chaahe office ho, college ho ya personal record sheet.

Example formula:

👉 इससे केवल 1 से 100 तक का number ही accept होगा।
🚀 Benefits of Data Validation फायदे:
✅ Wrong data entry से बचाव
✅ Time saving in data cleaning
✅ Accuracy aur uniformity
✅ Professional look
✅ Easy report generation

Aap chahein to ek bar apply karke dekhiye — sheet bilkul smart ban jaayegi!

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