6 Dicas de Economia de Tempo

6 Dicas de Economia de Tempo para Ajudá-lo a Fazer o Trabalho Mais Rapidamente.

Há momentos em que você tem muito no seu prato, mas o tempo disponível não permite que você faça tanto quanto gostaria.

Você pode se sentir tão sobrecarregado que sua mente não consegue mais compreender a situação e sente vontade de desistir.

Você provavelmente até tentou o seu melhor, mas as coisas parecem continuar se acumulando.

Este cenário exige que você agende suas tarefas. Use ferramentas de gerenciamento de tempo para ajudar.

Por exemplo, post-its são facilmente visíveis em sua mesa e permitem que você priorize o que precisa fazer.

Você pode usar cores diferentes para tarefas diferentes de acordo com a importância.

Por exemplo, use post-its vermelhos para priorizar tarefas inacabadas, notas amarelas para funções essenciais que não são urgentes e notas verdes para tarefas críticas que você deve concluir imediatamente.

Que outras dicas de economia de tempo podem ajudá-lo a trabalhar mais rápido e realizar o trabalho?

Considere estas dicas:

1. Entre em contato com as pessoas antes das reuniões.
Não deveria ser surpresa que as reuniões tomem mais tempo do que o previsto. No entanto, você pode reduzir esse estresse conversando com os participantes antes da reunião.

● Descubra se eles podem fazer isso e se desejam adicionar algo à agenda. Dessa forma, sua reunião não vai demorar mais do que o esperado.

2. Remova todas as distrações.
Às vezes, parece que não importa o quanto tentemos, as distrações sempre aparecem. No entanto, se você puder manter sua mesa livre de distrações, poderá se concentrar melhor na tarefa em mãos.

● Retire todos os itens desnecessários da sua mesa, para que seja menos provável que você se distraia com outras coisas.

3. Comece primeiro as tarefas mais desafiadoras.
Alguns trabalhos são mais fáceis de dizer do que de fazer. Em vez de trabalhar em todas as tarefas ao mesmo tempo, comece com as mais difíceis primeiro.

● Isso permitirá que você se sinta mais realizado ao concluir cada tarefa. E quando você completar seus principais, o resto parecerá fácil!

4. Faça a maior parte do seu trabalho no horário mais eficiente do dia.
Todo mundo tem um momento preferido em que está mais alerta e produtivo. Além disso, pessoas diferentes têm ritmos únicos que funcionam em seu caso. E às vezes, o ritmo de uma pessoa sai pela culatra quando outra tenta adotá-lo.

● Os cientistas acreditam que essas diferenças resultam da idade, nível educacional, personalidade e experiências de vida. E, curiosamente, só porque você é uma pessoa matinal não significa automaticamente que você deve fazer o trabalho mais exigente no início do dia.

● Às vezes, seus momentos abaixo do ideal são seus melhores momentos. Seu objetivo é encontrar tempo para sua situação única e fazer o trabalho.

5. Faça uso de modelos.
Os modelos são ótimos porque permitem que você realize tarefas diárias com apenas alguns cliques do mouse. Por exemplo, se você precisar marcar vários itens em uma lista de tarefas a cada dia, poderá usar modelos para preencher previamente tarefas individuais com dados relevantes.

● Os modelos são rápidos e fáceis e podem economizar muito tempo para você fazer isso manualmente. Você também pode criar modelos para tarefas repetitivas. Reserve um momento para examinar suas tarefas e descobrir quais você pode fazer com um modelo.

● Da próxima vez que você precisar concluir algo, insira os dados apropriados no modelo para uma conclusão rápida.

6. Pratique não dizer mais nada.
Dizer “não” é uma habilidade que você pode desenvolver com o tempo. A boa notícia é que se você praticar dizer “não”, você se tornará melhor nisso. Faça questão de evitar se sentir culpado quando não puder se comprometer a fazer algo.

● Em vez disso, opte por priorizar suas tarefas e concentrar seus esforços nas que são mais importantes. Dizer “não” pode facilmente torná-lo três vezes mais produtivo porque o libera para se concentrar no que é importante para você.

Seja mais intencional com o seu tempo e concentre-se em usá-lo com sabedoria. Use ferramentas de gerenciamento de tempo para acompanhar facilmente coisas como datas e horários de vencimento. Esses poucos minutos extras que você economizará por dia somarão muito a longo prazo.

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