Скачать или смотреть Что такое главная книга

Что такое Главная книга? Главная книга — основа любой системы бухгалтерского учета, хранящей финансовые данные организации.

До 1970-х и 1980-х годов записи в больших бухгалтерских книгах вручную вносились в расчёты! В зависимости от типа компании, существовали отдельные вспомогательные книги, например, по заработной плате, денежным средствам, запасам, дебиторской задолженности и многим другим. Из каждой из этих вспомогательных книг сводные суммы вручную переносились в централизованное хранилище, называемое Главной книгой. Как вы можете себе представить, из-за ручного характера процесса этот процесс подвержен ошибкам, таким как написание 51 вместо 15.

Современные системы планирования ресурсов предприятия гораздо менее ручные, и цикл закрытия, как правило, происходит значительно быстрее, но общая идея вспомогательных книг и Главной книги остаётся прежней. Например, в ERP-системе, такой как SAP, первичные документы регистрируются во вспомогательной книге дебиторской задолженности по счетам клиентов, а во вспомогательной книге кредиторской задолженности — по счетам поставщиков. Суммы, отраженные во вспомогательной книге, затем переносятся из нее на счета в Главной книге. Вспомогательные книги, как правило, содержат гораздо больше информации, чем Главная книга.

По сравнению с ручным процессом регистрации записей, компьютеризированные системы обладают преимуществом правил проверки, которые могут предотвратить публикацию пользователем, если запись в журнале не сбалансирована. Это может значительно сэкономить время на последующих этапах бухгалтерского учета.

Вот как этот процесс работает на всех этапах, от регистрации отдельных операций до подготовки финансовой отчетности. Операции, основанные на первичных документах, регистрируются в соответствующей вспомогательной книге (заработная плата, денежные средства, запасы, дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, основные средства и т. д.). Затем операции во вспомогательной книге отражаются в виде дебетов и кредитов соответствующих счетов Главной книги. Список счетов называется планом счетов. Внесение операции в Главную книгу может быть выполнено как через вспомогательную книгу, так и путем ручной записи непосредственно в Главную книгу. Извлечение остатков по счетам называется оборотно-сальдовой ведомостью. Целью оборотно-сальдовой ведомости является обеспечение того, чтобы сумма всех дебетовых остатков была равна сумме всех кредитовых остатков, а отдельные остатки по счету или группе счетов были понятны.

Если в оборотно-сальдовой ведомости обнаружена ошибка, финансовый отдел проводит процедуру её исправления. Некоторые из этих ошибок исправить очень легко, другие могут потребовать значительного анализа. Есть ли ошибка в самой Главной книге? Есть ли ошибка в том, как данные из вспомогательной книги отражаются в Главной книге? Или есть ли ошибка в том, как данные были записаны во вспомогательной книге или в каких-либо записях, сделанных вручную? Или в самих первичных документах? Найдите ошибку и исправьте её.

После того, как оборотно-сальдовая ведомость будет признана точной, можно приступить к следующему этапу процесса: подготовке финансовой отчётности (отчёта о прибылях и убытках, баланса, отчёта о движении денежных средств). Используя финансовую отчётность, вы можете связать финансовые показатели с операционными реалиями, рассчитывая финансовые коэффициенты и анализируя тенденции.

Главная книга — это основа любой системы бухгалтерского учёта. Это центральное хранилище бухгалтерских данных, передаваемых из всех вспомогательных книг. Теперь, когда вы понимаете, как работает главная книга, вы сделали ещё один шаг к освоению основ бухгалтерского учёта.

Филип де Вро (The Finance Storyteller) стремится сделать стратегии, финансы и лидерство увлекательными и простыми для понимания. Изучите деловую и бухгалтерскую терминологию, чтобы присоединиться к диалогу с генеральным директором вашей компании. Поймите, как работает финансовая отчётность, чтобы принимать более обоснованные инвестиционные решения. Филипп проводит обучение по #финансам в различных форматах: видео на YouTube, занятия в классе, вебинары и бизнес-симуляции. Свяжитесь со мной через LinkedIn!