Оформление делового письма

Важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими законодательными нормами вашей страны. Кстати, в РК Утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота от 31 октября 2018 года № 703. Полезная ссылка по теме оформления писем    • Видео  
https://www.zakon.kz/4947934-utverzhd...
https://online.zakon.kz/Document/?doc...
https://online.zakon.kz/Document/?doc...
Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Оформление делового письма базируется на многих пунктах этого документа.ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.
Официальное деловое письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Протокол», «Докладная записка» и т. д.
Правила оформления делового письма по международному стандарту ISO 216:2007
Согласно международной системе стандартов ISO 216:2007 для подготовки писем используются стандартные форматы бумаг А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), широко распространённые в настоящее время по всему миру (кроме США).
Выполнение установленных требований обеспечивает: юридическую силу письма; сокращение трудозатрат на составление и оформление писем; нахождение нужного письма и т. д.
Оформление бланка делового письма
Как правило, деловые письма составляются на бланках организации. Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе письма. Бланк придает информации официальный характер. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 и А5. При этом формат А5 предназначен для небольшого объёма (до семи строк) текста письма; формат А4 используют во всех других случаях.
В целом оформление делового письма должно включать следующие элементы:
Фирменный бланк. Фирменный бланк содержит логотоип, наименование компании, юридический адрес и контактные данные (телефон, факс, e-mail, адрес сайта и пр.).
Шапку делового письма. Указывается Должность Ф.И.О. получателя письма. Также в случае, когда автор письма - физическое лицо (нет бланка письма с логотипом), в шапке ниже графы получателя указываются Ф.И.О. и все данные.
Дату письма и исходящий регистрационный номер должны находиться под шапкой в левом верхнем углу делового письма.
Заголовок должен быть расположен сразу после даты и регисртационного номера. В заголовке укажите тему вашего письма, или, если вы пишите ответ на запрос, то укажите регистрационый номер или дату письма-запроса, на которое вы отвечаете.
Текст.
Подпись и печать.
Оформление делового письма без бланка
Деловые письма от граждан, то есть от физических лиц не пишутся на бланках.
На бумаге формата А4 достаточно указать реквизиты компании, куда адресовано ваше письмо и ваши данные (Ф.И.О., данные документа, удостоверяющего личность, адрес, контакты).