De eerste stap naar proactief functioneel beheer

Veel functioneel beheerteams willen proactief beheer.
Ze willen medewerkers alvast informeren over een wijziging en wat dat voor hen betekent.
Met een afdeling meedenken over een mooie oplossing voor een knellend probleem.
En de leverancier goed aansturen.

Maar in de praktijk blijven de meeste teams hangen in reactieve taken.
Afhandelen van meldingen van gebruikers.
Aanwezig zijn bij projectvergaderingen.
En weer een klacht indienen bij de leverancier.

Gevolg is dat je medewerkers hun werk niet goed kunnen doen of daar veel meer tijd aan kwijt zijn dan nodig is. En dat kost veel geld en frustratie.

Ik ben Annelies Speekenbrink.
Ik help functioneel beheerteams bij gemeenten en overheid om meer resultaat te behalen.
De kosten gaan omlaag, de kwaliteit gaat omhoog. En het functioneel beheer wordt leuker!

De organisatie wil proactief beheer. Dit is een situatie die ik vaak hoor.
Het functioneel beheerteam team wil dat zelf ook heel graag. Maar het blijft lastig om die stap te nemen.

Ik zie verschillende redenen waarom dat niet lukt en ik pak er vandaag 1 uit.

Wat ik bij veel organisaties zie is dat we niet gewend zijn dat functioneel beheer regie neemt.
Dat klinkt misschien flauw maar ik bedoel het oprecht.

Als binnen de organisatie de beleving is ontstaan dat functioneel beheer een soort 2e lijn support is, wordt niet geaccepteerd dat een functioneel beheerder zich bemoeid met projecten. Of advies uitbrengt aan het management. Of een leverancier tot de orde roept.

Dan wordt er gedacht ‘waar bemoeit die functioneel beheerder zich mee?’. Hoe waardevol het ook is wat die functioneel beheerder levert.

En wat die beheerder zelf betreft: Dat hoeft hem of haar maar een paar keer te overkomen om te denken ‘laat maar, ze willen het toch niet horen’.

Je zult als organisatie intern de verwachtingen moeten aanpassen.

Hoe doe je dat? In stappen.

Je wil bijvoorbeeld dat functioneel beheer vanaf nu altijd betrokken is bij projecten.

Dan zijn 2 stappen belangrijk:
De eerste: Zorg dat je draagvlak hebt bij het management
Als Tweede: Sluit functioneel aan bij het portfolioproces.


Geef functioneel beheer net zo’n positie als de architect, de ISO, de FG enzovoort. Door op dat moment in het proces al aan te haken is voor de hele organisatie duidelijk dat functioneel beheer serieus wordt genomen.

Accepteer dat dit niet vanzelf gaat. Het proces loop al en het kost moeite dit te veranderen.
Spreek managers en projectleiders er op aan als ze aan het team voorbij gaan. En bespreek regelmatig met je functioneel beheerders waar ze goed betrokken zijn en waar niet.
Zodat je bij kunt sturen.

Met deze stappen groeit je organisatie naar functioneel beheer dat aan de voorkant problemen kan voorkomen.

FB betrekken is geen kostenpost. Het is een tijdsinvestering voor een beter resultaat. Ook voor die projectleider.