Einführung in die Agenturverwaltung

Die Agenturverwaltung ist eine webbasiert Cloud-Software für Finanzen, Projektmanagement und Zeiterfassung.
Sie umfasst alle Agenturprozesse in einem System, von der Planung über die Kontrolle bis hin zur Abrechnung und Auswertung von Projekten.

In diesem Video erklären wir kurz ein paar Begriffe die wir später verwenden.

In der Agenturverwaltung können Projekte angelegt werden. Mit Projekten organisieren wir Aufträge unserer Kunden.

Die Agenturverwaltung führt zwischen Kunde und Projekt noch eine Zwischenebende, den Etat.
In einem Kunden kann es also mehrere Etats mit verschiedenen Projekten geben.

Warum Etats?
Etats benötigen wir, um Gruppen von Projekten auswerten zu können.
Ausserdem sind im Etat die Stundensätze hinterlegt, die wir mit dem Kunden für verschiedene Arbeiten vereinbart haben.
Damit ist es möglich, innerhalb eines Kunden auch verschiedene Preiselisten für Stundensätze zu führen.
Ein Beispiel: Für einen Kunden legen wir einen Etat für die Social-Media-Betreuung im laufenden Jahr an, in dem mit dem Kunden vereinbarte Stundensätze hinterlegt sind.
Wir legen für die Platformen Facebook und Twitter jeweils ein Projekt in diesem Etat an.
Später im Jahr erstellen wir einen zweiten Etat "Webseite" mit verschiedenen Projekten,
für die wir mit dem Kunden andere Stundensätze vereinbart haben da diese Arbeiten nicht in den Rahmen des vereinbarten Servicevertrags fallen.

Ein weiteres Beispiel wäre die Neuverhandlung von Preisen bei der Verlängerung der Zusammenarbeit mit dem Kunden.
Hier macht es Sinn, einen neuen Etat anzulegen und den Alten zu schliessen.

In den meisten Fällen benötigen wir die Etat-Ebene jedoch nicht. D.h. wenn wir ein Projekt zu einem Kunden anlegen, landet das einfach im Etat "Projekte". D.h. für jedes Projekt dieses Kunden gilt die gleiche Preisliste.

Was wird an so einem Projekt eigentlich verwaltet?

Zunächst einmal das mit dem Kunden vereinbarte Budget für das Projekt.

Im Verlauf des Projekts fallen Kosten an.
Das sind zum Einen Fremdleistungen, also Leistungen externer Dienstleister und Lieferanten.
Zum Anderen Agenturleistungen, also Leistungen die die Mitarbeiter der Agentur in die Zeiterfassung eingeben.

Agentur- und Fremdleistungen repräsentieren im Projekt also die Kosten, der Umsatz trägt zu den Erlösen bei.

Das schauen wir uns jetzt noch einmal genauer an.
Ein Budget kann entweder einem oder mehreren Kostenvoranschlägen des Projekts entstammen oder einem sogenannten "Geplanten Budget".

Ein Geplantes Budget wird dann am Projekt vermerkt wenn es im Projekt keinen Kostenvoranschlag gibt.
Das kann verschiedene Gründe haben.
1. Der Auftrag wurde formlos erteilt z.B. telefonisch
2. Der Kostenvoranschlag umreisst ein Budget welches wir nicht voll ausreizen möchten - z.B. weil wir mit den letzten drei Projekten dieses Kunden Geld verloren haben
3. Der Kostenvoranschlag liegt auf einem anderen Projekt. Wenn es z.B. nur einen Kostenvoranschlag für ein ganzes Jahr gab, die anfallenden Leistungen aber auf verschiedenen Projekten erfasst werden, hinterlegt man in den einzelnen Projekten einen entsprechenden Budgetrahmen.

Umsatz resultiert in einem Projekt aus einer Ausgangsrechnung.
Das können eine oder mehrere Akonto-Rechnungen - also Anzahlungsrechnungen - sein, oder eine Schlussrechnung die ggf. zuvor gestellten die Akonto-Rechnungen zum Abzug bringt.

Agenturleistungen ergeben sich aus der Zeiterfassung.
Zu einem Zeiterfassungseintrag gehört mindestens Folgendes:
a) welcher Mitarbeiter hat Zeit erfasst?
b) Welche Dauer wurde an welchem Tag erfasst?
c) in welcher Funktion - z.b: Grafik-Design, Beratung, Programmierung - wurde Zeit erfasst?
d) Auf welchem Projekt wurde die Zeit erfasst

Fremdleistungen entsprechen externen Kosten die auf unseren Projekten anfallen.
Diese Kosten entstammen Eingangsrechnungen die unsere Lieferanten uns stellen.
Wir bekommen also von einem externen Dienstleister eine Rechnung und können diese dann auf eins unserer Projekte buchen.
Dabei ist es explizit möglich auch nur einen Teilbetrag auf das Projekt zu verbuchen.
Die monatliche Rechnung eins Lektoratsbüros kann so z.B. anteilig auf verschiedene Projekte verteilt werden.

Zu einer Fremdleistung gehört ein Einkaufswert und ein Verkaufswert - in den meisten Fällen sind diese identisch, es lassen sich hier aber auch Margen abbilden.
Der Abrechnungszeitpunkt beschreibt zu welchem Datum die Fremdleistung auf das Projekt fällt.