Этикет деловой переписки. Очень важно.

http://rogalevconsulting.ru/
Как правильно писать боссам и сотрудником
Друзья, сегодня я поделюсь с Вами навыками как правильно писать электронные письма.
Не зависимо от того, кому направляется, в письме должно быть.
Приветственное обращение.
В тексте письма максимально чётко изложить суть обращения или ответа с ссылками и /или файлами на которые опирается информация в сообщении для полного восприятия посыла и информации в письме.
Заканчивать текст письма важно вежливой фразой, например, «С уважением, Иванов Сергей», или «С наилучшими пожеланиями, …»
Внизу сразу под текстом через одну строку нужно оставить контактную информацию. Обычно, в Компаниях это стандарт подписи, где регламентирован текст, шрифт и иногда цвет текста.
Разумно добавить под подписью текст о конфиденциальности сообщения и о невозможности пересылки третьим лицам. В некоторых случаях это помогает пресечь пересылку важных писем для неблагонадёжных сотрудников.
Наверное, ни для Кого не секрет, что в деловой переписке нужно исключить ненормативную лексику .
Будучи наёмным сотрудником Компании всегда знайте, что Вашу почту ВСЕГДА сможет просмотреть Ваш Босс! Если не Босс, то служба безопасности, которая замотивирована находить проблемные зоны.
Не мельчите. Не создавайте «афишы» без надобности выражения очень важной информации. Я пишу шрифтом 12 calibri, например.
Цветом пользуйтесь только в том случае, если это поздравительное обращение или поручение сотрудникам, где Вы чётко выделяете акценты.
Размер сообщения. Все любят короткие письма и никто не любит длинные. Это факт. В письме на полстраницы и пару вложенных файлах можно направить несколько миллиардный бюджет на согласование Боссу.
Считается хорошим тоном отвечать на письма в течении суток максимум, даже, если ответить нечего (принято).
Адресатами могут быть разные люди, сотрудники, коллеги, руководители.
В зависимости от этого требования к письму так же отличаются.
Если Вы пишете Боссу:
Коротко только по существу излагать позицию.
Убрать эмоции из письма, они могут Вам дорого стоить.
Лучше убрать выделения, подчёркивания и другие цвета, если только Вы не хвалитесь 150% выполнения плана .
Скорость ответа имеет значение. Если раньше долгий ответ можно было списать «не на рабочем месте», то сейчас, когда 70% операций в почте в том числе мы делаем со смартфона, это не прокатит. Боссы любят больше тех, кто отвечает очень оперативно. Главное не переборщить, чтобы не было впечатления, что запрос занял времени меньше чем писался по времени .
В рассылке «КОМУ» первым ставьте всегда кому больше направлено сообщение, так как как правило если Босс видит себя вторым или третьим в рассылке «КОМУ», то приравнивает это к тому, что он в копии
Если пишете сотрудникам:
Выделяйте акценты как нравится (подчёркивания, жирным, цветом, восклицаниями, смайликами,…). Главное, не перегнуть, чтобы не упал уровень серьёзности восприятия.
Формулируйте задачи в формате SMART (можно изучить, кто не знает – это Важно).
Я предпочитаю обращения на Вы – это деловой формат, даже если Вы с кем-то уже «на Ты».
При публичных рассылках, не забывайте, что сообщение прочтут все кто в рассылке , чтобы не написать чего лишнего.
При переписках с Коллегами держите средний уважительный тон, чтобы они не почувствовали себя ни Вашими подчинёнными ни Вашим Руководством
Удачи в переписках!
Мои контакты:
[email protected]
инстаграм: rogalev.den
http://rogalevconsulting.ru/