SharePoint & Power Automate: Workflow für Dokumentenmanagement

Kaufmännische Belege per Workflow auslesen und über Metadaten organisieren: Das lässt sich in SharePoint Online ganz leicht mit einem Flow über Power Automate und AI Builder organisieren. Damit kann SharePoint als DMS bzw. Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden.

Im Video werden die wichtigsten Fragen zur Dokumentenverarbeitung beantwortet: Wie gut funktioniert das Form Processing mit dem AI Builder? Lassen sich neben den Kopfdaten kaufmännischer Belege auch Positionen aus PDF-Dateien auslesen, z.B. von Eingangsrechnungen. Wie lassen sich Kopfdaten und Zeilen der Belege zueinander in Beziehung setzen?

Im Usecase geht es um die Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis einer SharePoint Dokumentenbibliothek. Ziel ist es den Beleg bzw. die PDF Dstei automatisiert zu verschlagworten und mit Metadaten zu versehen. Zusätzlich sollen die ausgelesenen Rechnungspositionen in einer separaten SharePoint Liste abgespeichert werden und über die Rechnungsnummer zugeordnet werden können. Hier wird auch die dynamische Filterfunktion erklärt, über die sich verschiedene Listen und Bibliotheken miteinander in Bezug setzen lassen.

Damit geht die gezeigte Lösung nochmals über die Möglichkeiten von Microsoft Syntex bzw. SharePoint Syntex hinaus.

00:00 Intro SharePoint Belegverarbeitung
00:44 Demo Belegdaten automatisiert extrahieren
06:12 Workflow mit Power Automate & AI Builder
10:14 Kosten der AI Builder Nutzung
12:32 Videoempfehlungen zu SharePoint und Power Automate