Електронний документообіг на підприємстві ● Переваги та недоліки ● Zrobleno

Що таке електронний документообіг 2021❓ Питання електронного документообігу та правові засади його регулювання в Україні були закріплені на законодавчому рівні ще у 2003 році. Саме тоді держава почала привчати бізнес запроваджувати електронний #Документообіг шляхом подання до податкових органів електронних звітів. В більшості випадків цим підприємства й обмежувались аж до початку пандемії...

Ще відео на цю тему:
👉 ЕЦП - як отримати для ФОП та ТОВ? →    • ЕЦП - як отримати для ФОП та ТОВ?  Пр...  
👉 Консультація бухгалтера для ФОП та ТОВ →    • Консультація бухгалтера для ФОП та ТО...  

🕒 0:00 — Що таке електронний документообіг
🕒 1:08 — Переваги електронного документообігу
🕒 2:12 — Як перейти на електронний документообіг
🕒 3:55 — Мінуси електронного документообігу

❗️ Консультація Бухгалтера
💬 Пишіть в Viber / Telegram — https://button.amocrm.ru/dvzxt
🧑🏻‍💻 Дивіться сайт — https://zrobleno.com/

Отже #Автоматизація документообігу:
Карантин вніс свої корективи і значно прискорив розвиток обміну первинними документами в електронній формі між компаніями.
То що ж таке електронний документообіг (что такое электронный документооборот) і чим він кращий за паперовий?
Документообіг існує на кожному підприємстві. Електронний документообіг на відміну від паперового передбачає створення електронних документів – документів, інформацію в яких зафіксовано у вигляді електронних даних.
Отже які ж переваги електронного документообігу?
- він економить час та ресурси - створення шаблонів документів в електронному вигляді економить час для нових документів та знижує ризики помилок; електронний обмін документами відбувається швидко, без витрат на папір, друк, кур’єрів; автоматичний пошук за будь-яким запитом прискорює роботу та напряму впливає на продуктивність праці.
- електронні документи можна створювати, редагувати, затверджувати, використовувати та зберігати в єдиному електронному інформаційному просторі, уникаючи плутанини та втрати інформації.
- також можна регулювати кількість учасників та користувачів, надаючи доступи до системи електронного документообігу. А ще – легка реєстрація вхідної та вихідної інформації, контроль виконання завдань.
- спрощує менеджмент - це відбувається за рахунок полегшення розподілу завдань між виконавцями, контролю статусів виконання на всіх етапах, та оперативної інформації онлайн в будь-який час з будь-якого місця.
Як перейти на електронний документообіг?
Для підприємства перехід на електронний документообіг означає переведення всіх документів в цифрову електронну форму.
Щоб почати користуватися електронним документообігом, необхідно зробити п’ять дій:
по-перше, розробити на підприємстві та ввести в дію інструкцію про електронні документи та електронне діловодство;
по-друге, необхідно отримати кваліфікований електронний підпис, який надає юридичної сили електронним документам;
по-третє, обрати та впровадити сервіс з електронного документообігу. Провести навчання співробітників;
в-четвертих, повідомити контрагентів та партнерів про перехід на електронний документообіг, укласти з ними договори про згоду щодо електронних договорів та інших документів та використання електронного підпису;
і, в-п’ятих, закріпити перехід на електронний документообіг наказом по підприємству з певної дати.
Які ж особливості обміну документами з контрагентами та державою?
Обмін електронними документами між контрагентами і партнерами можливий виключно за умов технічної сумісності електронних документів, іншими словами за умови використання однакового сервісу документообігу. Тому, для більшої зручності, перед впровадженням електронного документообігу краще запитати контрагентів чим вони користуються та обрати найбільш популярний серед них сервіс.
Обмінюватись документами з державою технічно значно простіше. Багато сервісів надають можливість відправити звіт до податкової служби. А навіть якщо такої функції у вашому сервісі не передбачено, це можна зробити через електронний кабінет платника податків, маючи лише ЕЦП. На сайтах інших державних установ теж можна замовити електронний документ.
Чи існують недоліки електронного документообігу?
Так. До них можна віднести:
небажання співробітників переходити на нові технології;
додаткові фінансові витрати, витрати часу на впровадження та адаптацію;
питання безпеки (віруси тощо);
неможливість працювати з усіма контрагентами в електронному середовищі через те, що вони ще не перейшли на електронний документообіг.
На сьогодні в Україні існують різноманітні програмні продукти для підприємств щодо впровадження або вдосконалення електронного документообігу. Існують безкоштовні сервіси, створені з урахуванням всіх вимог українського законодавства.
Як правило, всі сервіси доступні цілодобово без вихідних, тобто, в будь-який час. Також вони підтримують достатній рівень безпеки щодо конфіденційності та збереження даних, можуть надати кваліфіковану технічну підтримку.
#Бухгалтер
#Zrobleno