İhracat Departmanı Nasıl Kurulur ve Yönetilir?

Bir ihracat departmanı kurarken ve yönetirken dikkat edilmesi gereken bazı temel noktalar:

1. Nitelikli Personel
İhracatı profesyonel ve kurumsal olarak doğru şekilde hiç yapmamış çoğu firmada, ihracat için sektör tecrübesinin çok önemli olduğu kanısı hakimdir. Belirli bir sektörde ihracat yapmış olmak personelinizin bazı konularda temel bilgileri edinmiş olduğu anlamına gelebilir. Ancak, temel bilgiler gerçekten nitelikli ve azimli personeller tarafından zaten çok kısa sürede öğrenilebilebilir. Diğer yandan, her firma ve her firmanın ürettiği her ürün, aynı sektördeki diğer firmalardan ve ürünlerden farklıdır. Bu nedenle ilk başlarda personeliniz ile sıkı bir ürün eğitimi yapmak gerekecektir. Genel ihracat tecrübesi olan ve eğitime istekli bir personel, bu aşamadan sonra başarı gösterebilecektir. Dikkat edilmesi gereken diğer nokta ise, dil bilgisidir. Üstün dil bilgisine sanıldığının aksine çoğu iş dalı için pek gerek de yoktur. Ancak bir ihracat personelinin, ana dili yada çok yakın seviyede İngilizce dil bilgisi olmadan, yurt dışı ile profesyonel iletişim, yasal operasyonlar ya da pazarlık süreçleri doğru ve sürdürülebilir şekilde yönetilemez. Bu nedenle, personel seçimlerinizde öncelikle İngilizce dil bilgisine, bir bölge özelinde çalışma yapacaksanız belki ikinci bir dil bilgisine ve ihracat alanında başarılı bir operasyon ve satış iletişimi geçmişi kriterlerine öncelik vermenizi öneriyoruz.
2. İş Bölümü
Çoğu firma ihracatı ve ithalatı aynı departman görevleri arasına eklemekte, hatta bazen bu iki farklı işi aynı personele yüklemektedir. Sürdürülebilir ve başarılı bir ihracat sistemi için, ihracat tüm diğer firma fonksiyonlarından ayrılmalıdır. Personeliniz tamamen ihracata odaklı olmalıdır. Diğer yandan, ihracat departmanı içerisinde de görev ayrımları olması, ihracatınızın ilerleyen dönemlerinde çok önemlidir. Temel olarak görev ayrımı gümrük, lojistik operasyonları ile, kambiyo işlemlerinin, satışa yönelik iletişim işlerinden ayrılması ile başlar. Uluslararası kurumlarla iletişiminiz yoğunsa, kurumsal ihracat iletişimi uzmanlığına yönelik de bir personel istihdam etmenizde fayda olacaktır. Yani bir ihracat departmanı, iş yoğunluğuna göre, görevleri birbirini tamamlayıcı en az 3 kişiden oluşmalıdır. Ekibe kontrol ve yardım sağlayacak bir ekip müdürü ile de birlikte çalışmak çok önemlidir. Eğer bu şekilde bir birim kuramıyor iseniz, bu konuda outsourcing/dış kaynak kullanımı yaparak bu fonksiyonları farklı firmalardaki ekiplere üstlendirmeniz de mali açıdan bazen daha doğru bir kaynak yönetimi olabilecektir.
3. Bölge Ayrımı
İhracatınızın ilerleyen dönemlerinde, personellerinizin çalıştıkları bölgelerin ayrımı da önemlidir. İdeal bir ihracat departmanında her satış, operasyon ve kambiyo uzmanı ayrı bir bölgeden sorumlu olur. Bu hem iş yoğunluğunu doğru yönetmeye, hem de personelin, özellikleri farklı ülke pazarlarınızı ve sizin bu pazarlardaki konumunuzu, daha detaylı analiz ederek, giderek uzmanlaşabilmesine olanak tanır. Coğrafi ayrımı ise, ülke ülke değil, bölge bölge yapmanız başlarda daha kolay olacaktır. Temel coğrafi ayrımların, Kuzey Amerika Bölgesi, Güney Amerika Bölgesi, Avrupa birliği ülkeleri ve İngiltere, Rusya ve Doğu Avrupa, Bağımsız devletler topluluğu ülkeleri, Kuzey Afrika, Güney Afrika, Körfez Ülkeleri, Orta Doğu, Güney ve Batı Asya ve Güney Doğu Asya şeklinde yapılmasını öneriyoruz. Diğer yandan, hiç hakim olamayacağınız bölgeler var ise, tabi ki bu bölgeler için ekip atamanızın da bir anlamı olmayacaktır. Bu durumda doğru olan, potansiyeliniz olan bölgeler için atama yapmanız, diğer ülkeleri ise, bu bölgelere yakın çalışan ekiplerinize pay etmeniz olabilecektir.
4. İş Akışları
Görev dağılımından sonra, yapılması gereken ilk iş, personel için görev alanındaki işlerin yapılış aşamalarını gösteren, yönergeler ve şemalar oluşturmaktır. Bu sayede kurumsallaşmanın en önemli faydalarından biri olan bireye bağımlılığın azalması sağlanacak, yeni personel uyum ve eğitim süreçleri kolaylaşacak, işiniz öznel ve dağınık anlayışlar ile değil, nesnel tanımlarla ilerleyecektir. İhracatta başarı için, çoğu alanda da olduğu gibi, kurumsallaşma yönünde gösterilen her çaba değerlidir. Firmalar çalışan kişilerin ve onların başarılarının bir bütünüdür. Ancak tüm firma çalışanları kolay anlaşılan ve uyum sağlayacakları bir bütün görebilmeli, geleceği birlikte benzer bir çizgide ve hızda ilerleyerek yönetebilmelidir.
5. Dijitalleşme
İhracat departmanınızın da bazı dijitalleşme, otomasyon ve çağa uyum sağlamaya dair ihtiyaçları olacaktır. Müşteri yönetimi/CRM, operasyon yönetimi, evrak düzenleme otomasyonları gibi, pek çok yazılım ya da bunları bir arada sağlayan yönetim yazılımları hem personelinizin işini hızlandıracak, hem tüm ekibinizin ve sizin işleri yönetmenizi kolaylaştıracaktır. Bu nedenle, başlangıçta olmasa da artan ihracatınızla doğru orantılı bir biçimde, zamanlı karlılık analizleri çıkararak, bu gibi yazılımlara da bütçe ayırmanızı, mutlaka öneriyoruz.