義務化直前　電子帳簿保存法電子取引の電子データでの保存の義務化対策　できるだけ楽をしたいあなたに贈る

令和6年1月より#電子帳簿保存法 #電子取引 の電子データでの保存が義務化されます。
注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。

◆📽️動画内容◆
0:00 イントロ
2:58 電子取引義務化の対象
6:17 緩和措置について
10:11 相当の理由とは
10:50 出力書面提示とは
14:30 ダウンロードの求めとは
16:50 保存方法は
18:38 究極の方法
23:07 まとめ

「電子取引」とは?
取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）。
なお、この「取引情報」とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）
インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

義務化の対象となるのは、電子取引のみで、紙の請求書等をPDF化して保存する必要はありません。

また、
電子データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。
そのため、紙とデータの両方で来ている請求書等は、電子データで保存する必要はありません。

【緩和措置について】
検索機能の全てを不要とする措置の対象者が見直されました。
税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合に
検索機能の全てを不要とする措置について、以下のとおり対象者が見直されました。
■検索機能が不要とされる対象者の範囲が、基準期間(２課税年度前)の売上高が「1,000万円以下」の保存義務者から「5,000万円以下」の保存義務者に拡大されました。
■対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」が追加されました。

次の要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、
電子取引データを単に保存しておくことができることとされました。
■保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要)
■税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

ただし、相当の理由がある場合でも、出力書面のみを保存する対応は認められず、猶予措置の適用を受ける場合には、
電子データ自体を保存するとともに、その電子データ及び出力書面について提示できる必要があることにご留意ください

【 #相当の理由 について】
「相当の理由」とは、事業者の実情に応じて判断するものであるが、例えば、システム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない場合等がこれに該当する。 (取扱通達7-12)
「相当の理由」は、当該規定が電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意して設けられたものであることを鑑みて、
例えば、その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、
自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うことが困難な事情がある場合を対象とするものであり、
資金的な事情を含めた事業者の経営判断についても考慮がなされることとなる。
ただし、システム等や社内でのワークフローの整備が整っており、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存できる場合や資金繰りや人手不足等のような理由ではなく、
単に経営者の信条のみに基づく理由である場合等、何ら理由なく保存要件に従って電磁的記録を保存していない場合には、この猶予措置の適用はないことに留意する。

【出力書面の提示とは】
一問一答問46
検索機能の確保の要件が不要とされる
「電磁的記録を出力した書面であって、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものの提示若しくは提出の要求に応じることができるようにしている場合」について、
具体的にはどのように書面を整理しておけば要件を満たすことになりますか。

以下いずれかの方法により整理する必要があります（取扱通達７－３）。
日頃から書面に出力して所定の整理をしておき、税務調査の際に遅滞なく提示又は提出（以下「提示等」といいます。）できるようにしてください。
①課税期間ごとに、取引年月日その他の日付の順にまとめた上で、取引先ごとに整理する方法
②課税期間ごとに、取引先ごとにまとめた上で、取引年月日その他の日付の順に整理する方法
③書類の種類ごとに、①又は②と同様の方法により整理する方法
なお、その授受したデータの様態に応じて、検索機能を確保した電子データ保存と、出力した書面により管理している電子データ保存とが混在しても、
税務調査等の際に提示等を求められたものを遅滞なく提示等できる限りにおいては差し支えありません。

【ダウンロードの求めに応じるとは】
一問一答問53
「ダウンロードの求め（電磁的記録の提示・提出の要求）」に応じることができるようにしておく場合の当該電磁的記録の提出について、
提出する際のデータの形式や並び順については決まりがあるのでしょうか。
また、記憶媒体自体についても提示・提出する必要はあるのでしょうか。

税務調査の際に税務職員が確認可能な状態で提出されるのであれば、電磁的記録の形式や並び順は問いませんが、
通常出力できるであろうファイル形式等で提供される必要があります。
また、「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしておく場合については、当該電磁的記録を保存した記憶媒体の提示・提出に応じることができるようにしておくことまでは含まれていませんが、
その記憶媒体についても、質問検査権に基づく確認の対象となる場合があります。

【保存方法について】
一問一答問41
自社が発行した請求書データの保存について、当該データに記載されている内容が事後的にわかるものであれば、データベースにおける保存でもよいでしょうか。

電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと規定されているところ、
この取引情報とは、「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。」
と定義されていることからも明らかなように、必ずしも相手方とやり取りしたデータそのものを保存しなければならないとは解されません。
したがって、発行する請求書等データに記載の内容が、送信データの元となる請求者等情報データベースから自動的に出力されるなど、
記載した取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）の全てが、
変更されるおそれがなく合理的な方法により編集された状態で、要件に従って保存されたものであると認められる場合は、当該データベースにおける保存も認められます

【心のよりどころ】
一問一答問66
電子取引の取引情報に係る電磁的記録について保存時に満たすべき要件を満たして保存できないため、
全て書面等に出力して保存していますが、これでは保存義務を果たしていることにはならないため青色申告の承認が取り消されてしまうのでしょうか。
また、その電磁的記録や書面等は税務調査においてどのように取り扱われるのでしょうか。

回答注意書
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、
その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかと心配している方が見られます。
しかし、これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、
保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにもかかわらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、
金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。

参考文献等
国税庁電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikai...

電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikai...

◆話し手◆
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原田　将充
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