Описание основного процесса продаж в нотации BPMN

Входящая информация для нотации:

1. Получение запроса от заказчика:

Входящий запрос от заказчика
Первичный контакт

2. Проработка запроса Заказчика:

Необходимо ввести в систему всю входящую информацию от Заказчика, а также информацию, полученную в результате телефонного разговора:
краткое описание запроса (документ «Интерес»);
в карточку клиента - реквизиты контактного лица, реквизиты компании Заказчика;
Прикрепить в карточку клиента файл с реквизитами организации. Если данных о компании нет - запросить.
По результатам общения с клиентом мы понимаем целевой это клиент или нет.
Если не целевой - указываем в системе в документе "Интерес" причину отклонения.
Если целевой, формируем предложение.

3. Подготовка и согласование КП:

Подготавливаем коммерческое предложение (документ КП) по запросу клиента и проводим его согласование внутри компании "N".
Структура внутреннего согласования зависит от Суммы коммерческого предложения:
1. Сумма КП менее 5000$ (менее 300.000 рублей) — менеджер;
2. Сумма КП от 5000$ до 50.000$ (от 300.000 до 3.000.000 рублей) - менеджер + Технический директор;
3. Сумма КП более 50.000$ (более 3.000.000 рублей) - Менеджер + Технический директор + Генеральный директор.

4. КП на рассмотрении Заказчика:

После отправки КП необходимо позвонить клиенту и убедиться, что он получил предложение.
Согласовать дату следующей коммуникации для дальнейшего обсуждения (письмо или телефон, личная встреча).
Все переговоры и взаимодействия менеджера с Заказчиком должны быть зафиксированы в документе "Интерес" с установкой даты, когда было произведено данное взаимодействие.
Если в результате переговоров клиент отказался от предложения - указываем в системе в документе "Интерес" причину отклонения. Если целевой, формируем предложение.
Если попросил внести изменения в предложение - формулируем новое КП и при необходимости заново его согласовываем с коллегами.
Когда клиент соглашается на наше предложение мы понимаем по какой из схем взаимодействия будем работать дальше:
1. Работа по выставленному счёту - Предоплата 100%
2. Работа по типовому Договору "N"
3. Работа по Договору Заказчика

5. Подготовка и согласование Договора

При выборе схемы взаимодействия «Работа по типовому Договору "N"», требуется подготовить Договор по шаблону и согласовать внутри компании "N".
Структура внутреннего согласования не зависит от Суммы сделки и будет включать в себя схему: Менеджер + Технический директор.
При выборе схемы взаимодействия «Работа по Договору Заказчика», требуется подготовить Договор по шаблону Заказчика и согласовать внутри компании "N".
Структура внутреннего согласования не зависит от Суммы сделки и будет включать в себя схему: менеджер + Технический директор + Главный бухгалтер + Генеральный директор.
После согласования договор/спецификация и счёт на оплату направляются на рассмотрение Заказчика.

6. Договор на рассмотрении Заказчика

Все переговоры и взаимодействия менеджера с Заказчиком ДОЛЖНЫ быть зафиксированы в документе "Интерес".
Если в результате переговоров клиент отказался от условий договора - указываем в системе в документе "Интерес" причину отклонения.
Если попросил внести изменения в договор - вносим правки и при необходимости заново его согласовываем с коллегами.
Когда клиент соглашается на наше предложение мы понимаем по какой из схем расчетов будем работать дальше:
1. Предоплата 100% (1 счёт на Предоплату);
2. Рассрочка (2 или более счетов на Предоплату);
3. Постоплата 100% (1 счёт на Постоплату);
4. Комбинированный платёж (1 счёт на Предоплату, 1 счёт на Постоплату);
5. Комбинированный платёж с рассрочкой (2 или более счетов на Предоплату, 1 счёт на Постоплату).
*Предоплата - внесение Заказчиком оплаты до
получения товара.
*Постоплата - внесение Заказчиком оплаты после
получения товара в течение согласованного времени.
Необходима фиксация факта подписания Договора. Скан-копия подписанного Договора прикрепляется в карточку клиента. Технический директор или главный бухгалтер фиксирует наличие подписанной скан-копии договора.

7. Выставлен счёт на предоплату

Счёт на предоплату выставляется, если с клиентом согласованы условия предварительной оплаты заказа.
Менеджер отправляет письмо с счетом, указывает срок действия счёта на оплату. В течение срока действия счета менеджер должен взаимодействовать с клиентом на ежедневной основе, пока клиент не оплатит согласованную сумму.
Если клиент отказывается от сделки - указываем в системе в документе "Интерес" причину отклонения.
Если просит обновить счет - актуализируем дату счета и срок действия.
Если клиент оплатил необходимую сумму - приступаем к отгрузке заказа. Факт оплаты подтверждается документом “Поступление безналичных денежных средств”, который вносит в систему Главный бухгалтер.

Продолжение вводных данных в закреплённом комментарии!

Контакты для связи:
[email protected]