Microsoft Planner & Teams: Boards als Kopiervorlage verwenden!

Wiederkehrende Aufgaben, Projekte und Initiativen lassen sich mit dem Microsoft Planner besonders einfach planen, wenn ein Planner Board als Kopiervorlage angelegt wird. Aus diesem Template kann dann bei jedem konkreten Vorhaben der Plan kopiert werden.

Im Video zeige ich einen Usecase mit Teams und Planner, in dem für jeden Kanal ein Plan zur Organisation eines Events angelegt wird. Da alle Events einem Muster folgen, habe ich einen Kanal "Vorlagen" angelegt und darin einen Plan mit dem Namen Event Template erstellt. In diesem sind die Buckets und Aufgaben bereits angelegt.

Bei der Organisationen eines konkreten Events wird zuerst ein neuer Kanal als Projektraum angelegt. Im nächsten Schritt zeige ich, wie aus dem Template eine Kopie für das konkrete Vorhaben angelegt wird und für das Team bzw. die zugehörige Microsoft 365 Gruppe bereitgestellt wird. Zuletzt muss der Plan noch in der Kanalregisterkarte Tasks von Planner und To do aus den vorhandenen Plänen ausgewählt werden. Zum Hintergrund gehört das Wissen, dass ein Planner Plan immer mit einer Microsoft 365 Gruppe verbunden ist. Der Kopiervorgang selbst kann nicht direkt aus dem Teams Kanal veranlasst werden, sondern nur über eine Zusatzfunktion im Planner HUB.

Im Zuge der Planerstellung aus dem Template kann entschieden werden, welche Plandetails übernommen werden sollen. Im Beispiel werden sowohl die Buckets als auch die Aufgaben und Tasks übernommen.

In meinem Usecase wird so sichergestellt, dass ein neues Event immer auf Basis eines standardisierten Plans und Aufgabensets geplant wird, und keine Aufgaben vergessen werden.

00:00 Intro Planner Board Templates
00:38 Kopieren eines Planner Boards
07:05 Videoempfehlungen zu Teams und SharePoint